Es cierto que algunas veces se improvisan reuniones y es divertido, pero siempre faltará algo, ya sea comida, utensilios o la música.
Organizar una gran fiesta sin lugar a dudas sobrepasa la capacidad de cualquier artículo instructivo, ya que una fiesta grandiosa solo puede definirse como tal después de que haya terminado. Es el producto de la combinación de una planificación estupenda y una gran dosis de buena suerte con respecto a factores incontrolables como el clima, los estados de ánimo de tus invitados y sus interacciones.
Por eso te enseñamos cómo hacer una lista de planificación para una fiesta, para que la tengas en mente la próxima vez que te animes a organizar una reunión; sea de cumpleaños, aniversario, o ¿porque no un festejo especial como el día de la independencia?
1. Las listas de compras y actividades por hacer
Primero debes hacer una lista para las compras, otra para las actividades en la casa (o el lugar donde darás la fiesta) y por último, la lista del día de la fiesta (actividades que sólo pueden hacerse el mismo día de la reunión).
2. La lista de invitados
Puede que sea una reunión pequeña y con tus amigos de confianza, pero nunca falta que se te pasó invitar personalmente a alguien o le pasaron la voz el último día. Será mejor que tengas la atención de invitar a todos con anticipación y sólo haciendo la lista con tiempo tendrás a todas las personas disponibles con sus números de teléfono a la mano.
3. Invitaciones
Si tu fiesta es más formal, entonces conviene planificar con tiempo una invitación ayudándote con la lista de invitados que ya hiciste.
4. Escoge una temática.
Si puedes, procura evitar las temáticas de los años 80 o de disfraces, porque quizá tus invitados ya hayan ido a ese tipo de fiestas la semana anterior. ¿Qué tal una temática de dibujos animados? ¿o de tu programa de televisión o película favorita? Un lugar, comida específica (como los sándwiches de 24 pisos de los dibujos animados), un concepto o una estación también vendrán bien.
5. El menú
El menú que selecciones dependerá de la época del año, el clima, la hora, el lugar y la formalidad de la fiesta. Si es posible, mejor contrata un servicio de comida aún cuando la fiesta sea pequeña, así te librarás de tener que ocuparte de calcular los platillos y raciones. El tipo de festejo también influye, por ejemplo, para una fiesta mexicana, un buffet con antojitos mexicanos queda muy bien; o si lo que vas a festejar es tu cumpleaños, no deberás olvidar las botanas.
6. Si es necesario, elabora un presupuesto.
Organizar una fiesta podría ser sumamente costoso (en serio). Entre toda la comida, las bebidas y la decoración, el gasto podría ser enorme. Si quieres que la fiesta sea a todo dar, considera la posibilidad de hacer un presupuesto. El monto de dinero X para la comida, X para las bebidas, etc. Luego, deberás descartar lo que exceda tu límite. La fiesta no será divertida si vacía tu cuenta bancaria.
- Por eso es excelente la fiesta tipo bufé en donde todos aportan algo. Si les delegas tareas a tus invitados, te sacarás un peso de encima en lo que respecta al tiempo, la presentación y el dinero. Así que si eres ahorrativo, no permitas que la falta de dinero te impida tener una fiesta, ¡solo haz que los invitados te ayuden!
7. Divide las tareas
No quieras encargarte de todos los detalles. Pide a tu pareja o algún familiar que te ayude con ciertas actividades y también pide a tus amigas cercanas que se encarguen de otras actividades, tales como llamadas, confirmaciones, etc.
8. Renta mesas y sillas
Es incómodo tener que estar sacando asientos de la manga cuando empieza a llegar la gente a la fiesta y no hay donde acomodarla. Mejor renta un servicio de mesas y sillas.
9. Bebidas
En la variedad está el gusto, así que para los que disfrutan de tomar una bebida alcohólica, prepárate con tiempo para que puedas ofrecer bebidas frías a tus invitados.
10. Decoración
Dependiendo del motivo de la celebración, requerirás decorar el lugar de la fiesta.
A continuación te presentaremos una lista esencial de lo que podrías necesitar:
- Mantel y/o individuales
- Platos, cubiertos, servilletas que combinen
- Centro(s) de mesa
- Luces
- Si quieres que sea más personalizado: recuerdos, etiquetas para los asientos y las bebidas, etc.
11. El baño
Durante cualquier reunión, el baño es un lugar muy frecuentado. Prepara bien tu baño para que esté muy limpio y no falte nada. No te confíes con un solo baño, si te es posible y de preferencia ten preparado un baño adicional.
12. Música
La música contribuye a la ambientación de la fiesta, así que, dependiendo de la magnitud de la celebración, cosidera contratar música ya sea en vivo o planeada. Si conoces a alguien que le guste organizar la música, pídele ayuda.
13. Se buen anfitrión/a
Ya tienes todo listo, pero nunca falta un imprevisto o incluso catástrofe en una reunión. Mantente preparada y tómalo con calma; sólo asegúrate que tus invitados estén bien y que siga la fiesta, recuerda que la finalidad es pasar un rato agradable ¡Diviértete!